Hvem har stadig en nøgle? Adgangskontrol til virksomheder giver et bedre greb om døren

ANNONCE

En ny medarbejder får udleveret computer, telefon, adgangskoder – og måske en nøgle til hoveddøren. Når medarbejderen stopper igen, bliver udstyret afleveret, brugerprofilen lukket og adgangskoderne deaktiveret. Men hvad skete der egentlig med nøglen?

I en mindre virksomhed er det måske let at bevare overblikket. I større organisationer med flere indgange, afdelinger, lagerområder og skiftende medarbejdere bliver regnestykket hurtigt mere kompliceret. Dertil kommer rengøringspersonale, håndværkere, vikarer og andre eksterne, som i perioder kan have behov for adgang.

Derfor handler adgang til en virksomhed ikke kun om at låse døren efter arbejdstid. Det handler også om at vide, hvem der skal kunne åbne den.

En nøgle skelner ikke mellem mandag og lørdag

Den traditionelle nøgle er enkel. Har man den i hånden, kan man som udgangspunkt låse den pågældende dør op. Den ved ikke, om personen stadig arbejder i virksomheden, eller om vedkommende kun burde have adgang mellem klokken otte og fire.

Det er en af forskellene ved elektronisk adgangskontrol. Her kan virksomheden administrere adgang efter bruger, område og tidspunkt. En medarbejder kan eksempelvis have adgang til kontoret, men ikke nødvendigvis til et særligt lager- eller teknikområde.

Jansson arbejder med adgangskontrol til virksomheder, hvor adgangen blandt andet kan håndteres via kort, brikker og mobile løsninger. Mister en bruger sit adgangsmedie, kan den pågældende adgang deaktiveres i systemet.

Det betyder ikke, at alle virksomheder behøver et omfattende elektronisk system. Behovet bør vurderes ud fra blandt andet bygningen, antallet af brugere og de områder, der skal beskyttes.

Adgang bør følge rollen – ikke personen for evigt

Et nyttigt udgangspunkt er at kortlægge, hvem der faktisk behøver adgang til hvad. Receptionisten, lagerchefen og den eksterne servicetekniker har sjældent samme behov.

Virksomheden kan blandt andet overveje:

• hvilke områder alle medarbejdere skal kunne benytte
• hvilke rum der kun er relevante for bestemte funktioner
• om nogle adgange kun skal gælde på bestemte tidspunkter
• hvordan nye medarbejdere oprettes
• hvordan adgang fjernes ved fratrædelse
• hvordan midlertidige brugere og eksterne håndteres.

Netop den sidste gruppe er interessant. En håndværker kan have brug for adgang til et bestemt område i nogle få dage uden nødvendigvis at skulle kunne bevæge sig frit gennem hele bygningen.

Det samme princip gælder internt. Hvis en medarbejder skifter funktion, kan adgangsbehovet ændre sig. Derfor bør administrationen ikke kun handle om at tilføje nye brugere. Der bør også være en fast procedure for at ændre og fjerne rettigheder.

Mere data kræver også mere omtanke

Elektroniske systemer kan give mulighed for at registrere adgangshændelser. Det kan være nyttigt i relevante situationer, men registreringen betyder samtidig, at virksomheden skal forholde sig til de persondata, systemet behandler.

Det er særligt vigtigt ved løsninger, der anvender biometriske oplysninger. Her bør virksomheden ikke vælge teknologien alene, fordi den er avanceret eller bekvem. Behov, proportionalitet, datasikkerhed og gældende databeskyttelsesregler skal indgå i vurderingen.

Jansson tilbyder forskellige teknologier og mulighed for at integrere adgangskontrol med eksempelvis alarm og videoovervågning. Hvilken løsning der er hensigtsmæssig, afhænger derfor af den konkrete virksomhed frem for en forestilling om, at mere teknologi altid giver en bedre løsning.

For mange virksomheder begynder den relevante diskussion langt mere lavpraktisk. Hvor mange mennesker skal ind? Hvilke døre skal de kunne åbne? Hvornår skal de kunne gøre det? Og hvad skal der ske med deres adgang den dag, de ikke længere har brug for den?

Det er spørgsmål, der er væsentligt nemmere at besvare systematisk end det gamle spørgsmål, der ellers kan dukke op efter mange år på samme adresse: Hvem har egentlig stadig en nøgle?